Data ultimo aggiornamento: Gennaio 2025
Il Titolare del Trattamento dei dati personali è la scuola che utilizza questo servizio. Per conoscere i dati di contatto specifici del Titolare, si prega di consultare il sito web della scuola, contattare direttamente l'istituto o fare riferimento alle comunicazioni istituzionali della scuola.
La scuola determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali del personale scolastico autorizzato che accede alla piattaforma.
Ragione sociale: AR Solutions SRL
Sede legale: Via Filippino degli Organi, 9, 20100 Milano
Partita IVA: 12365010961
Email: carlo@arsolutions.it
Telefono: 3483767476
AR Solutions SRL agisce come Responsabile del Trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, trattando i dati personali per conto del Titolare (la scuola) nell'ambito della fornitura del servizio SaaS.
La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali del personale scolastico autorizzato (docenti, personale di segreteria e amministrazione) che accede alla piattaforma Leem2 per utilizzare i servizi di chatbot interno, gestione documenti e altre funzionalità amministrative.
Il trattamento dei dati è effettuato dal Responsabile (AR Solutions SRL) per conto del Titolare (la scuola), ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Il servizio utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari per il funzionamento:
- Cookie di sessione per mantenere l'autenticazione OAuth
- Durata: 7 giorni
- Nessun cookie di profilazione o tracciamento
I dati vengono trattati per le seguenti finalità:
Base giuridica: Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Gestione della knowledge base
Base giuridica: Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Autenticazione e gestione accessi
Base giuridica: Esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Monitoraggio qualità del servizio per la scuola
Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)
Analisi aggregata delle funzionalità utilizzate
Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)
Sicurezza e prevenzione abusi
AR Solutions SRL tratta i dati anche come Titolare autonomo per:
Nota: Per le finalità di cui al punto 4.2, i dati vengono utilizzati in forma aggregata e anonimizzata, senza possibilità di identificazione degli interessati.
Il trattamento dei dati personali viene effettuato mediante:
- Strumenti informatici e telematici
- Procedure automatizzate per l'elaborazione delle conversazioni e dei documenti
- Tecnologie di intelligenza artificiale (RAG) per la generazione delle risposte
- Autenticazione tramite Google OAuth
- Misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i dati
I dati dell'account vengono conservati fino al termine del contratto tra la scuola e AR Solutions SRL, salvo:
- Richiesta di cancellazione anticipata da parte della scuola o dell'interessato
- Revoca dell'autorizzazione da parte della scuola
I log delle attività di sistema vengono conservati per 12 mesi dalla data di generazione, per finalità di audit e conformità normativa.
I backup vengono conservati per 7 giorni con sovrascrittura automatica.
Al ricevimento di richiesta di cancellazione:
- I dati vengono immediatamente marcati come "cancellati" (soft delete)
- L'eliminazione fisica avviene entro il mese successivo tramite processo automatizzato
- I backup vengono sovrascritti entro 7 giorni
Al termine del contratto tra la scuola e AR Solutions SRL, tutti i dati personali verranno cancellati o restituiti alla scuola secondo le modalità concordate nel contratto di servizio.
I dati possono essere comunicati a:
Google Cloud Platform (Google Ireland Limited)
- Servizi utilizzati: Google Cloud Run, Google Cloud SQL for PostgreSQL, Vertex AI, Gemini API, Google OAuth, Google Drive
- Finalità: Hosting, elaborazione dati, servizi di intelligenza artificiale, autenticazione, archiviazione documenti
- Localizzazione: Unione Europea (data residency EU)
- Google Drive: Configurato con data residency per dati a riposo (data at rest) e elaborazione (processing) nell'Unione Europea
- Garanzie: DPA conforme al GDPR, certificazioni ISO/IEC 27001, 27017, 27018, qualificazione ACN livello 2
Google (per autenticazione OAuth)
- Servizi utilizzati: Google OAuth
- Finalità: Autenticazione degli utenti
- Dati trattati: Email e profilo Google (gestiti direttamente da Google secondo la sua informativa privacy)
I dati non vengono comunicati ad altri destinatari oltre a quelli sopra indicati, salvo obblighi di legge o richieste delle autorità competenti.
Non sono previsti trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali al di fuori dell'Unione Europea. Tutti i servizi sono configurati per garantire la residenza dei dati nell'UE.
Ai sensi del GDPR, gli interessati hanno diritto di:
Per esercitare i propri diritti, gli interessati devono rivolgersi al Titolare del Trattamento (la scuola). Le richieste possono essere inviate:
- Direttamente alla scuola utilizzando i canali di contatto ufficiali dell'istituto
- Al Responsabile del Trattamento (AR Solutions SRL) che provvederà a inoltrarle al Titolare
Per i diritti di cancellazione e portabilità, le richieste possono essere inviate direttamente al Responsabile del Trattamento all'indirizzo email: carlo@arsolutions.it
Le richieste verranno gestite secondo i seguenti tempi:
- Richiesta di cancellazione: entro 30 giorni dal ricevimento
- Possono essere eliminati i dati personali di un collaboratore specifico o di tutta la scuola
- Il processo di cancellazione verrà portato a termine entro 30 giorni
- Verrà effettuata una registrazione dei log di cancellazione per finalità di audit e conformità
- Richiesta di portabilità: entro 30 giorni dal ricevimento
- Altre richieste: entro 1 mese dal ricevimento (prorogabile di ulteriori 2 mesi in casi complessi)
Gli interessati hanno diritto di presentare reclamo all'Autorità di controllo competente:
- Garante per la protezione dei dati personali
Piazza di Monte Citorio, 121 - 00186 Roma
Tel: 06 696771
Email: garante@gpdp.it
Web: www.garanteprivacy.it
Il conferimento dei dati personali è necessario per:
- Accedere alla piattaforma e utilizzare i servizi
- Eseguire le funzionalità amministrative richieste
Il mancato conferimento comporterà l'impossibilità di utilizzare il servizio.
Il Responsabile adotta misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i dati personali:
L'accesso alla piattaforma è consentito solo agli indirizzi email forniti dalla scuola. La scuola è responsabile di:
- Fornire gli elenchi degli utenti autorizzati
- Comunicare eventuali modifiche agli elenchi
- Revocare l'accesso quando necessario
I permessi degli utenti sono gestiti dalla scuola attraverso la configurazione della piattaforma. Le funzionalità accessibili dipendono dal ruolo assegnato (amministratore, collaboratore, ecc.).
La presente informativa può essere modificata per riflettere cambiamenti nelle modalità di trattamento o nelle normative applicabili. Le modifiche significative saranno comunicate agli utenti tramite:
- Avviso sulla piattaforma al prossimo accesso
- Email di notifica agli indirizzi registrati
Si consiglia di consultare periodicamente questa pagina per essere informati su eventuali aggiornamenti.
Per domande, chiarimenti o per esercitare i propri diritti relativi al trattamento dei dati personali:
Titolare del Trattamento (scuola):
Si prega di contattare direttamente la scuola utilizzando i canali di contatto ufficiali dell'istituto (sito web, email istituzionale, segreteria) o fare riferimento alle comunicazioni istituzionali della scuola.
Responsabile del Trattamento (AR Solutions SRL):
Email: carlo@arsolutions.it
Telefono: 3483767476
Il Responsabile è disponibile per supportare il Titolare nella gestione delle richieste degli interessati e per fornire informazioni tecniche sul trattamento dei dati.
Documento redatto in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa italiana sulla protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018).