Data ultimo aggiornamento: Aprile 2026
Il Titolare del Trattamento dei dati personali è l’organizzazione/azienda che mette a disposizione questo chatbot pubblico ai propri utenti.
L’organizzazione determina le finalità e le modalità del trattamento dei dati personali degli utenti che interagiscono con il chatbot.
Ragione sociale: AR Solutions SRL
Sede legale: Via Filippino degli Organi, 9, 20100 Milano
Partita IVA: 12365010961
Email: carlo@arsolutions.it
Telefono: 3483767476
AR Solutions SRL agisce come Responsabile del Trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, trattando i dati personali per conto del Titolare nell'ambito della fornitura del servizio SaaS.
La presente informativa descrive come vengono trattati i dati personali degli utenti che interagiscono con il Chatbot Pubblico.
Importante: il chatbot pubblico consente di porre domande in linguaggio naturale; le risposte si basano sui contenuti e sui materiali resi disponibili dal Titolare (ad es. documenti della scuola/organizzazione) e sull’intelligenza artificiale, nei limiti di quanto il Titolare configura. Non è richiesto un account o un login per chattare.
L’indirizzo email non è richiesto per l’utilizzo generale del chatbot: viene trattato solo se l’utente, in un caso concreto, sceglie volontariamente di aprire una richiesta di contatto (ticket) indicando l’indirizzo nel modulo dedicato (quando la risposta automatica non è considerata completa dallo stesso servizio e viene offerta questa opzione).
Il trattamento dei dati è effettuato dal Responsabile (AR Solutions SRL) per conto del Titolare, ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Il servizio utilizza esclusivamente cookie tecnici necessari per il funzionamento del chatbot:
- Cookie di sessione per mantenere la conversazione attiva
- Durata: 7 giorni
- Nessun cookie di profilazione o tracciamento
Nota: Non è richiesta registrazione o autenticazione per utilizzare il chatbot pubblico. L’email è richiesta solo se si compila il modulo per il ticket, come sopra.
I dati vengono trattati per le seguenti finalità:
Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR) per fornire supporto informativo tramite il canale chat; ove applicabile, anche l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Gestione delle richieste di contatto tramite email (ticket)
Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a GDPR) manifestato in modo inequivocabile con l’invio volontario del modulo di ticket, ovvero, ove connessa all’inoltro, esecuzione di misure precontrattuali o gestione di una richiesta iniziata su richiesta dell’utente (art. 6, par. 1, lett. b GDPR), a seconda del caso concreto; salvo l’esercizio del diritto di revoca o opposizione ove spettante
Monitoraggio qualità del servizio
Base giuridica: Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)
Sicurezza e prevenzione abusi
AR Solutions SRL tratta i dati anche come Titolare autonomo per:
Nota: Per le finalità di cui al punto 4.2, i dati vengono utilizzati in forma aggregata e anonimizzata, senza possibilità di identificazione degli interessati.
Il trattamento dei dati personali viene effettuato mediante:
- Strumenti informatici e telematici
- Procedure automatizzate per l'elaborazione delle conversazioni
- Tecnologie di intelligenza artificiale (RAG) per la generazione delle risposte
- Misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i dati
Le conversazioni vengono conservate fino al termine del contratto tra il Titolare e AR Solutions SRL, salvo richiesta di cancellazione anticipata da parte del Titolare o dell'interessato.
I dati associati a una richiesta di ticket (inclusi indirizzo email, riferimenti alla conversazione e relative sintesi, e stato della pratica) sono trattati per gestire, evadere e documentare l’inoltro e la risposta, e conservati in linea con l’allegata conservazione delle conversazioni e delle esigenze amministrative del Titolare, fino al termine del contratto tra il Titolare e AR Solutions SRL, salvo obblighi di legge o richieste di esercizio dei diritti dell’interessato.
I log delle attività di sistema vengono conservati per 12 mesi dalla data di generazione, per finalità di audit e conformità normativa.
I backup vengono conservati per 7 giorni con sovrascrittura automatica.
Al ricevimento di richiesta di cancellazione:
- I dati vengono immediatamente marcati come "cancellati" (soft delete)
- L'eliminazione fisica avviene entro il mese successivo tramite processo automatizzato
- I backup vengono sovrascritti entro 7 giorni
I dati possono essere comunicati a:
Google Cloud Platform (Google Ireland Limited)
- Servizi utilizzati: Google Cloud Run, Google Cloud SQL for PostgreSQL, Vertex AI, Gemini API
- Finalità: Hosting, elaborazione dati, servizi di intelligenza artificiale, database delle conversazioni e dei ticket
- Localizzazione: Unione Europea (data residency EU)
- Garanzie: DPA conforme al GDPR, certificazioni ISO/IEC 27001, 27017, 27018, qualificazione ACN livello 2
Fornitore di postazione elettronica per l’invio delle email (es. Mailjet / Sinch Mailjet o equivalente)
- Finalità: recapitare al destinatario le email inviate da parte del Titolare o del servizio in relazione al ticket, incluse risposte e avvisi di servizio, secondo le integrazioni tecniche adottate
- Localizzazione: come da DPA sottoscritto con il fornitore (in assenza di indicazioni, il Responsabile adotta fornitori con sede/ trattamento nel SEE o adeguate garanzie)
- Categorie di dati: indirizzi email, contenuto dei messaggi, metadati di recapito
Google Workspace / Google Drive (ove il Titolare abilita l’archiviazione documentale)
- Finalità: eventuale deposito, lato Titolare, di copia testuale o allegati inerenti la gestione amministrativa del ticket, su cartelle predispiste dall’organizzazione
- Riferimento contrattuale: accordi tra Titolare e Google per i servizi cloud aziendali, ove in uso
I dati non vengono comunicati ad altri destinatari oltre a quelli funzionali al servizio e sopra elencati, salvo obblighi di legge o richieste delle autorità competenti, o ulteriori istruzioni vincolanti del Titolare in qualità di titolare del trattamento.
Non sono previsti trasferimenti di dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali al di fuori dell'Unione Europea. Tutti i servizi sono configurati per garantire la residenza dei dati nell'UE.
Ai sensi del GDPR, gli interessati hanno diritto di:
Per esercitare i propri diritti, gli interessati devono rivolgersi al Titolare del Trattamento (l’organizzazione/azienda). Le richieste possono essere inviate:
- Direttamente al Titolare utilizzando i canali di contatto ufficiali dell’organizzazione
- Al Responsabile del Trattamento (AR Solutions SRL) che provvederà a inoltrarle al Titolare
Gli interessati hanno diritto di presentare reclamo all'Autorità di controllo competente:
- Garante per la protezione dei dati personali
Piazza di Monte Citorio, 121 - 00186 Roma
Tel: 06 696771
Email: garante@gpdp.it
Web: www.garanteprivacy.it
Per usare la sola chat il conferimento di dati identificativi oltre a quanto tecnicamente trattato (es. indirizzo IP, messaggi) non è in genere obbligatorio. L'utente può interrompere la conversazione in qualsiasi momento.
L’indirizzo email per il flusso ticket è facoltativo e distinto dall’utilizzo generale della chat: non è obbligatorio per chattare; senza l’indicazione dell’email non è possibile attivare il canale di ricontatto attraverso quel modulo, restando comunque disponibili eventuali altri canali ufficiali del Titolare. Il consenso manifestato con l’invio del ticket può essere revocato ai sensi di legge; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento svolto prima, ma può impedire l’ulteriore gestione della stessa pratica ove l’indirizzo sia indispensabile.
Il Responsabile adotta misure tecniche e organizzative appropriate per proteggere i dati personali:
La presente informativa può essere modificata per riflettere cambiamenti nelle modalità di trattamento o nelle normative applicabili. Le modifiche significative saranno comunicate agli utenti tramite avviso sul sito web o nell'interfaccia del chatbot.
Si consiglia di consultare periodicamente questa pagina per essere informati su eventuali aggiornamenti.
Per domande, chiarimenti o per esercitare i propri diritti relativi al trattamento dei dati personali:
Titolare del Trattamento (organizzazione/azienda):
Si prega di contattare direttamente il Titolare utilizzando i canali di contatto ufficiali dell’organizzazione (sito web, email, contatti pubblicati).
Responsabile del Trattamento (AR Solutions SRL):
Email: carlo@arsolutions.it
Telefono: 3483767476
Il Responsabile è disponibile per supportare il Titolare nella gestione delle richieste degli interessati e per fornire informazioni tecniche sul trattamento dei dati.
Documento redatto in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa italiana sulla protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018).